10 consejos para ahorrar en los procesos de compras en hoteles

Felac Innova recoge, en forma de decálogo, las recomendaciones sobre qué debe hacer un hotel para ahorrar en los procesos de compras desde una cuádruple vertiente: la de un departamento de compras corporativo, una central de compras, una gestora de compras concebida como extensión de un departamento corporativo y una consultora de gestión hotelera.

Estos consejos fueron ofrecidos por cuatro expertos en el marco de Hostelco 2018, concretamente en el espacio The Hostelco Experience – Live Hotel, donde se organizó una mesa redonda con el título “Ahorro de costes en procesos de compras”. En ella participaron Cristina Simó, supply chain manager del hotel The Westin Palace Madrid de la cadena Marriott; Elisabeth Llinarès, directora de Compras de Coperama para España, Francia y Portugal; Daniel Santamaría, gerente de la gestora de compras CC3 y la plataforma on line Economitza, y Albert Grau, socio fundador de la consultora Magma como moderador.

1) Definir al detalle la necesidad del producto o servicio.
Para Cristina Simó, la implicación del departamento solicitante del producto o servicio a la hora de establecer las necesidades con absoluto detalle “ahorra mucho tiempo y dinero”. “Igualmente es fundamental hacer partícipe a este departamento de las reuniones con proveedores, de la recepción de muestras o del seguimiento posterior”, apunta.

De la misma opinión es Elisabeth Llinarès, quien afirma que “si el producto o servicio no es testado y aprobado por el departamento que va a utilizarlo, podemos cometer errores”.

Daniel Santamaría, por su parte, señala que también hay que tener muy claro qué calidad buscamos y solicitar productos que respondan a ella. “Para poder comparar de forma equitativa, nos fijaremos en las características de cada producto y sus fichas técnicas, en especial en aspectos como el peso neto, la procedencia o los rendimientos”, indica.

2) ¿Por qué es tan importante planificar?
Según Elisabeth Llinarès, un hotel planifica bien cuando es organizado a la hora de ver qué y cuándo lo necesita, realiza los pedidos en el momento óptimo y evita hacer pedidos constantes que suponen un sobrecoste en el producto “puesto que el proveedor repercute la logística en el producto y esto, inevitablemente, afecta a las partidas de costes, principalmente al food cost, que es el área con mayor número de pedidos diarios”. Sin olvidar que los establecimientos hoteleros son cada vez más reacios al estocaje.

“Entra también en juego la gestión de los pagos a proveedores para conocer en qué plazo podemos pagarles, teniendo en cuenta por ejemplo aquellos periodos en que se produce más tensión financiera u otros en los que puedes conseguir mejores precios porque la capacidad de pago es mayor”, sostiene.

3) El volumen no lo es todo en la negociación.
El ahorro por volumen es importante, pero no la clave. Para Daniel Santamaría, son decisivos el compromiso y las garantías: “Si el volumen no está garantizado, no sirve de mucho. A juzgar por mi experiencia, se consiguen mejores negociaciones cuando hay un compromiso real de compra y consumo que cuando hay un gran volumen pero una inseguridad en el consumo real de los productos”.

Del mismo modo, Elisabeth Llinarès considera que el volumen no lo es todo porque tiene un límite. “Llega un momento en que el fabricante o proveedor está en su punto máximo de ajuste y no puede bajar más el precio”, asegura.

4) Los intercambios de interés, al alza.
En la negociación de un acuerdo con un proveedor, cobra peso, en detrimento del volumen, el hecho de que el hotel dé visibilidad a productos en espacios como pueden ser el vestíbulo o la barra del bar. “Es una manera de que el cliente final esté viendo expuesto lo que está consumiendo”, comenta Cristina Simó.

Que aparezca el nombre del proveedor asociado al hotel en prensa y redes sociales es otro elemento igualmente valorado por los proveedores.

5) Diferencias entre los procesos de compras de productos de alimentación y no alimentación (food y non food).
En un hotel se producen compras de producto de reposición continua -alimentación, bebidas y consumibles- y compras puntuales que tienen que ver con el inmovilizado, como es el caso del equipamiento y la maquinaria.

En las compras de reposición hay que considerar la oscilación de precios, disponibilidad del producto y servicio. Por este motivo, el distribuidor y los acuerdos a los que podamos llegar con este desempeñan un papel fundamental dentro del circuito de aprovisionamiento establecido. “En cambio, en las compras puntuales de maquinaria seguramente debamos recurrir a una línea más directa con el fabricante, y será preciso tener en cuenta factores como el mantenimiento del equipo o la continuidad de la marca en el mercado para una futura sustitución”, advierte Daniel Santamaría.

6) Alianzas con la competencia para la compra de electricidad o telefonía.
The Westin Palace Madrid, de Marriott, es uno de los hoteles que ha empezado a compartir información con otros grupos hoteleros a fin de negociar el precio de la luz y la telefonía.

Para Elisabeth Llinarès, “hace años era impensable que una cadena hotelera compartiese este tipo de información con su competencia, pero hemos roto la barrera psicológica que lo impedía”. “Estas alianzas son beneficiosas para las empresas en aquello que les convenga, y luego ya llegará el momento de competir”, declara.

7) El uso de la inteligencia artificial para afinar las previsiones de compras.
“El gran cambio que está por venir en la gestión de las compras en hoteles es la inteligencia artificial aplicada al análisis de datos predictivo”, anuncia Daniel Santamaría.

El objetivo es predecir, de forma más “real” que de la manera tradicional, las necesidades de un establecimiento hotelero a corto plazo. Para ello, se realiza un análisis basado en la mezcla de los datos sobre las compras y ventas pasadas en base a situaciones reales del mercado, como pueden ser tasas de ocupación, factores meteorológicos o celebración de eventos deportivos.

“Las conclusiones que estamos empezando a sacar se ajustan a las necesidades reales de los hoteles, siendo más acertadas que la propia información que el establecimiento nos facilita”, asegura Santamaría.

8) La tecnología al servicio del ahorro de costes.
Hace ya algún año, las prendas de las tiendas de Zara llevan un chip de identificación por radiofrecuencia que permiten tener inventarios instantáneos, y un control de entrada y salida de mercancías. Este modelo de gestión, en opinión de Daniel Santamaría, debería ser adaptado al sector de la hostelería para ser más eficaces en la gestión de compras.

“En definitiva, se trata de aprovecharnos de las herramientas tecnológicas para reducir procesos y costes, y minimizar errores”, afirma. “Cuanto más directo sea el proceso de la compra –es decir, cuantas menos personas intervengan– y más procedimental sea, más eficientes seremos”, añade.

“Por otra parte”, apunta Elisabeth LLinarès, “apostar por soluciones tecnológicas en equipamiento y maquinaria que ofrece ya el mercado como sábanas y toallas dotadas de un chip que dejan de lado los conteos manuales o máquinas de café que ofrecen avisos para su mantenimiento preventivo en función del número de cafés preparados también representa un ahorro”.

9) Tras la planificación, control.
Para Albert Grau, el binomio planificación y control es la fórmula del ahorro. “Una vez realizada la compra, es necesario activar el control para asegurarnos de que el producto cumpla con las especificidades establecidas, que el precio cargado sea el correcto, que no esté defectuoso, que la cantidad sea la solicitada en el pedido y que el uso que se le dé sea el apropiado para minimizar su merma”, manifiesta.

Cristina Simó, por su parte, destaca la importancia de la labor de seguimiento con los contratos de mantenimiento y servicios. “Marcar en el contrato anual con el proveedor unos indicadores mínimos sobre los que se hace seguimiento a lo largo del año es muy efectivo”, recomienda.

10) Plataformas de compras: ¿sí o no?
En los últimos años, han proliferado las centrales de compras especializadas en el sector hotelero que anuncian ahorros que oscilan entre un 4% y un 20%.

Elisabeth Llinarés explica que colaborar con una central de compras no supone prescindir del departamento de compras corporativo. “Las centrales de compras podemos encargarnos de una parte del trabajo, que consiste en captar cuáles son las necesidades y aportar soluciones, pero un departamento de compras de un hotel es el responsable de la gestión interna de las compras, con una función tan importante como velar por el cumplimiento de los acuerdos”, sostiene.

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